Wichtigstes Ziel der SMARTCRM-Einführung war für GAUDLITZ die Schaffung eines zentralen Systems, das sämtliche kundenbezogenen Informationen beinhaltet und dem gesamten Team jederzeit zur Verfügung steht. Denn zuvor wurden beispielsweise Vertriebsprojekte sowie E-Mails auf lokalen Laufwerken bzw. in Microsoft-Outlook-Postfächern verwaltet. Ein Gesamtüberblick war nicht gewährleistet, Informationen zu Projekten und Kunden mussten bei den Kolleginnen und Kollegen angefragt werden. Eine solche zeitintensive und aufwändige Datenbeschaffung und -dokumentation gehörte mit der CRM-Einführung der Vergangenheit an.

Von großer Bedeutung sind für GAUDLITZ die Forecast-Auswertungen in SMARTCRM. Denn besonders wichtig sind dem Unternehmen Transparenz und Nachverfolgbarkeit in der Projektverwaltung. Wurden Angebote vor der CRM-Einführung sowohl in Proalpha als auch lokal als Word-Dokumente archiviert, werden die Vertriebsprojekte nun von der Erstanfrage bis zum Projektabschluss in der SMARTCRM-Projektakte dokumentiert. Diese bündelt sämtliche Informationen – alle Beteiligten, die gesamte Kommunikation inklusive der automatisch importierten E-Mails sowie die Angebote – und bietet GAUDLITZ darüber hinaus die Möglichkeit einer detaillierten Projektbewertung. Eine Matrix sowie individuell definierbare Kriterien zeigen dem Vertrieb das Potenzial des Projekts auf und lassen damit Rückschlüsse auf weitere Vertriebsmaßnahmen zu.

Das Unternehmen entwickelt sowohl individuelle Kunststoffteile als auch die entsprechenden Formteile. Um hier eine größtmögliche Übersichtlichkeit zu gewährleisten, werden die Projekte rund um Formteile als Hauptprojekte in SMARTCRM verwaltet, die entsprechenden Kunststoffteile als Folgeprojekte. Letztere sind mit dem Hauptprojekt verknüpft. Eine solche Gliederung ermöglicht jederzeit den Blick auf die einzelnen Projekte als auch den Gesamtüberblick und sorgt für eine problemlose Nachverfolgbarkeit.