Die Projektverwaltung in SMARTCRM ist für den Vertrieb bei Harro Höfliger besonders wichtig. So werden sämtliche Projekte über alle Phasen hinweg in der elektronischen Projektakte abgebildet. Auch die Projektbeteiligten sowie die gesamte Kommunikation werden in der Akte gebündelt. E-Mails werden hierfür automatisiert aus Microsoft Outlook über Microsoft Exchange nach SMARTCRM importiert und dem jeweiligen Projekt zugeordnet. Da die Projekte rund um die Entwicklung und Fertigung kundenspezifischer Maschinen sehr umfangreich sein können, gliedert sie Harro Höfliger im CRM-System in Haupt- und Folgeprojekte. Soll beispielsweise für einen Kunden eine Verpackungsmaschine gefertigt werden, wird hierfür ein Hauptprojekt angelegt. Wird die Maschine im Laufe der Zeit umgebaut oder erweitert, werden für die Nachtragsangebote jeweils Folgeprojekte erzeugt, die mit dem Hauptprojekt verknüpft sind. In einer Übersicht zeigt SMARTCRM den Mitarbeitern auf einen Blick alle zusammengehörigen Haupt- und Teilprojekte. Eine derartige Projekthierarchie gewährleistet den Überblick über aktuelle Projekte und macht abgeschlossene Projekte im Nachhinein jederzeit nachvollziehbar.

Einen großen Vorteil bietet SMARTCRM mit der individuell für Harro Höfliger erstellten Übersicht der Auftragseingangs-Prognose. Diese steht direkt auf dem Startbildschirm zur Verfügung. Wurden die Daten zuvor noch aufwändig in Excel-Tabellen gepflegt, sehen die Mitarbeiter nun jederzeit im CRM-System, in welcher Phase sich welche Projekte gerade befinden, sowie die zu erwartende Entwicklung des Auftragseingangs – die optimale Basis für eine zielgerichtete Vertriebsarbeit und eine wertvolle Information für die projektabhängige Ressourcenplanung der in der Projektabwicklung betroffenen Abteilungen.