Damit die Mitarbeiter der Jacob GmbH bestmöglich mit Kundeninformationen versorgt sind, ist SMARTCRM über eine Schnittstelle mit dem ERP-System Proalpha verbunden. Hierüber importiert SMARTCRM alle vertriebsrelevanten Informationen, u. a. Kunden- und Artikelstammdaten sowie Umsatzzahlen. Für den Außendienst gibt es eine Offline-Version von SMARTCRM, so kann dieser auch unterwegs Daten abrufen und erfassen. Im Jahr 2007 entschied sich Jacob das bis dahin genutzte ERP-System durch Proalpha abzulösen – ein Systemwechsel, der Anpassungen der Schnittstelle zur Folge hatte. Aufgrund der flexiblen Schnittstelle zwischen CRM- und ERP-System konnte das Tagesgeschäft auch während der Umstellung ungehindert fortgesetzt werden.

In SMARTCRM verwalten die Mitarbeiter alle stattgefundenen und geplanten Aktivitäten. Dabei legt das Unternehmen besonderen Wert auf zusätzliche Informationen des Kunden oder Interessenten. So erfassen die Mitarbeiter u. a. die Branche des Kunden, dessen Potenzial sowie geeignete Produkte. Mit wenigen Klicks gelangen die Mitarbeiter zu Hintergrundinformationen, z. B. kürzlich gekaufte Produkte, Zahlungsbedingungen, wann der letzte Besuch stattfand oder welche Produktunterlagen der Kunde erhalten hat.

Für die Besuchsplanung bietet SMARTCRM eine effektive Workflowsteuerung über die Aufgaben- und Terminplanung. So ermittelt die CRM-Software anhand der Kundenklassifikation die Besuchshäufigkeit und versendet Aufgaben zur Terminvereinbarung an die Außendienstmitarbeiter. Damit wird sichergestellt, dass Kunden regelmäßig besucht werden. Den Besuch dokumentiert der Außendienst im Besuchsbericht, über den sich auch Folgeaktionen steuern lassen. Möchte ein Kunde z. B. einen speziellen Produktkatalog, setzt der Außendienstmitarbeiter nur einen Haken im Besuchsbericht. SMARTCRM versendet daraufhin automatisch eine Aufgabe an den Innendienst, dass dieser Katalog an den Kunden geschickt werden soll. Wichtige Informationen kann der Außendienst über ähnliche Automatismen an das Qualitätswesen, die Vertriebsleitung oder die Geschäftsführung senden. Auf diese Weise erfolgt eine klare und reibungslose Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst ohne zeitraubende Rückfragen und Missverständnisse.