Mithilfe des Organizers in SMARTCRM ließ sich das vorrangige Ziel für die CRM-Einführung realisieren: die Optimierung sowohl der internen Kommunikation, z. B. zwischen Außen- und Innendienst, als auch der externen Kommunikation, beispielsweise mit Architekten, Ingenieurbüros und Planern. Verschiedene Unternehmensbereiche wie Dämmstoff-, Bau- oder Baustoffbereich werden in SMARTCRM über insgesamt sieben Mandanten abgebildet. Somit stehen den Mitarbeitern aus jedem Bereich die für sie wichtigen Daten zur Verfügung.

Ein wichtiger Entscheidungsgrund für SMARTCRM war die Schnittstelle zu dem von Bachl eingesetzten ERP-System Proalpha, über die SMARTCRM unter Berücksichtigung der verschiedenen im ERP-System angelegten Mandanten u. a. das Zahlenmaterial importiert. Somit haben sowohl Innen- als auch Außendienst jederzeit einen einheitlichen Überblick über alle kunden- und planungsrelevanten Daten, ohne in Proalpha wechseln zu müssen, und können ihren Kundenkontakt immer auf die aktuellen Zahlen hin anpassen. SMARTCRM ermöglicht Bachl, Planabweichungen frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu agieren.

Preisvereinbarungen und -blätter werden beispielsweise im Dämmstoffbereich zentral in SMARTCRM hinterlegt. Somit stehen dem Vertrieb mit wenigen Klicks die aktuellen Preisinformationen zur Verfügung. Die Mitarbeiter im Baubereich steuern den Versand ihrer Preislisten, indem sie den Adressen im CRM-System zur Kategorisierung entsprechende Merkmale zuweisen. So wird sichergestellt, dass an jeden Kunden die korrekte Preisliste versendet wird.

Auch Reklamationen erfassen die Mitarbeiter bei Bachl in SMARTCRM. Für eine optimale Nachverfolgung stellt das CRM-System ihnen auf einen Blick alle Detailinformationen zu einer Reklamation zur Verfügung, beispielsweise den Grund der Anfrage, die Dauer der Bearbeitung sowie sämtliche unternommenen Schritte zur Lösung des Kundenproblems. Auch die Erstellung von 8-D-Reports erfolgt direkt im CRM-System. So gewährleistet SMARTCRM ein lückenloses Reklamationsmanagement sowie eine schnelle und kompetente Kundenbetreuung. Vielfältige Analysemöglichkeiten ermöglichen es Bachl, die Ursachen wiederkehrender Reklamationen zu identifizieren und somit Qualität und Service stetig zu verbessern.