Vor der Einführung von SMARTCRM hatte RP-Technik bereits eine andere CRM-Software im Einsatz, die jedoch weder an das ebenfalls genutzte Abas-ERP noch an das DMS HABEL mobile angebunden war. Um diese Insellösungen durch einen zentralen Informationspool zu ersetzen, entschied man sich zur CRM-Ablöse.

Ein Schwerpunkt der CRM-Unterstützung bei RP-Technik ist die Projektverwaltung. So werden alle Projekte über sämtliche Phasen hinweg in der SMARTCRM-Projektakte dokumentiert. Zur Angebotserstellung legt der zuständige Vertriebsmitarbeiter in der entsprechenden Projektakte einen eigenen Reiter an. Per Button wird daraufhin aus dem CRM-System heraus ein Angebot in Abas-ERP erzeugt und dort befüllt. Über die Schnittstelle importiert es SMARTCRM anschließend automatisch inklusive aller Positionen zurück in die Projektakte. Somit bleiben alle Angebote jederzeit aktuell im CRM-System nachvollziehbar. Nachfassaufgaben gewährleisten eine optimale Nachverfolgung und sorgen dafür, dass kein Angebot aus dem Blick gerät. Aufträge werden ebenfalls automatisiert aus Abas-ERP importiert und in der Projektakte auf einem Auftragsreiter hinterlegt. Haben zwei Vertriebsmitarbeiter gleichzeitig ein Projekt geöffnet, weist SMARTCRM die Mitarbeiter darauf hin und verhindert so mögliche Überschneidungen – eine Anforderung von RP-Technik, die ebenso problemlos umgesetzt werden konnte. Vervollständigt wird der Rundumblick über die Projekte mit verschiedenen Übersichten auf dem Startbildschirm der CRM-Lösung. Mit ihnen haben die Mitarbeiter schon beim Arbeitsbeginn einen direkten Überblick beispielsweise über offene Projekte und Angebote, neue Anfragen oder gewonnene bzw. verlorene Projekte.

Hatten die Außendienstmitarbeiter vor der SMARTCRM-Einführung unterwegs keinen Zugriff auf kundenbezogene Informationen, stehen Ihnen die CRM-Daten heute per SMARTCRM.App auf ihren Smartphones und Tablets zur Verfügung. Darüber hinaus unterstützt sie SMARTCRM auch bei der Besuchsplanung. Mittels eines hinterlegten Besuchsrhythmus erinnert sie die CRM-Lösung an zu vereinbarende Besuche. Die zu fahrenden Touren werden ebenfalls im CRM-System geplant. Dazu werden die Kunden per Merkmal bestimmten Touren zugeordnet und diese Vertriebsmitarbeitern zugewiesen. So kann jeder Mitarbeiter einfach auf seine Touren zugreifen und die anzufahrenden Adressen auswählen. Übersichten auf dem Startbildschirm bieten Außendienstmitarbeitern und Vertriebsleitung jederzeit den Überblick über anstehende und bereits gefahrene Touren.