WILKA entschied sich zur Einführung eines CRM-Systems, da die Anforderungen des Vertriebs mit den bisherigen Prozessen nicht mehr erfüllt werden konnten. So wurden Informationen hauptsächlich in Microsoft-Excel-Listen und lokalen Microsoft-Outlook-Konten verwaltet. Auf die im ERP-System proALPHA hinterlegten Daten hatte der Außendienst darüber hinaus keinen direkten Zugriff. Ein zentrales System mit sämtlichen kundenbezogenen Informationen, das für alle Mitarbeiter einsehbar ist, fehlte. Dies änderte sich mit SMARTCRM.

Der Vertrieb gliedert sich bei WILKA in drei Geschäftsbereiche: die Betreuung von Fachhandel und Industriekunden sowie die Unterstützung und Beratung der Händler im Rahmen von Groß- und Kundenprojekten. Jeder dieser Geschäftsbereiche hat spezielle Anforderungen an das CRM-System. Diese können alle von SMARTCRM abgebildet werden.

Aus Proalpha werden Kunden, Ansprechpartner, Artikel sowie Umsatzpositionen, Auftragseingangspositionen und offene ins CRM-System übernommen und analysiert. Vorjahresvergleiche und aktuelle Entwicklungen sind damit jederzeit einsehbar und ermöglichen eine zielgerichtete Vertriebsarbeit. Ergänzt wird der Rundumblick durch die vollständige Aktivitätenhistorie. Für einen lückenlosen Überblick darüber, wer was mit wem besprochen hat, werden die E-Mails aus Microsoft Outlook mittels Microsoft Exchange automatisiert ins CRM-System importiert.

Der Aufruf der Kommunikationshistorie ist für WILKA sowohl kunden- als auch projektbezogen möglich. Denn sein Projektgeschäft verwaltet das Unternehmen ebenfalls in SMARTCRM. Der große Vorteil: Im Rahmen eines Großprojekts sind zahlreiche Ansprechpartner wie beispielsweise Händler, Planer und Architekten beteiligt. Diese Beteiligten sowie die gesamte Kommunikation mit ihnen werden in der elektronischen Projektakte gebündelt und bleiben damit jederzeit nachvollziehbar.